ניהול ספרים בעסק

רו"ח א' שואל:כיצד יש לנהל קופה קטנה? חייבים ספר כרוך? חייבים לרשום כל יציאה של שקלים בודדים? האם ניתן לחייב את המנהל בכל סכום שיוצא מהעסק ונכנס לקופה ולזכות אותו מול חשבוניות?
עו"ד רו"ח מאיר זריהן משיב:חשבון קופה קטנה נועד לבצע תשלומים קטנים ודחופים על מנת לאפשר לעסק לתפקד באורח שוטף. על אף שמדובר בסכומים קטנים הקופה הקטנה עלולה להוות מקור לאי סדרים, להפרשים ואף למעילות. על כן מומלץ לפעול בעסק תחת נוהל עם הנחיות ברורות ומוגדרות לניהול הקופה שיגדירו מיהו האחראי והמוסמך להוציא כספים מהקופה, מהן ההוצאות המותרות, מהן התקרות, מהו תקציב הקופה, נוהלי רישום, בקרה ודיווח, וכ'.לעניין מס הכנסה – בהוראות ניהול ספרים של מס הכנסה אין התייחסות נפרדת לנושא זה. בעקרון, אף על פי שמדובר בסכומים קטנים, עדיין יש להקפיד על הוצאת מזומנים מהקופה הקטנה כנגד חשבונית או קבלה. במידה ולא ניתן לקבל חשבונית ו/או קבלה במועד הוצאת הסכום יבוצע רישום בחתימתו של האחראי על הקופה שיהווה אסמכתא זמנית עד לקבלת חשבוני ו/או קבלה. מומלץ שהוצאות הקופה תירשמנה באופן מסודר על ידי האחראי על הקופה בטופס ריכוז הוצאות שיהא ממוספר וניתן למעקב (לא נדרש ספר כרוך). האחראי על הקופה יגיש מדי תקופה דוח קופה קטנה חתום ומאושר, עם התאמות ככל שתידרשנה. הטופס ביחד עם הדוח יועברו להנהלת חשבונות לרישום בספרי העסק בצירוף האסמכתאות הקבלות/חשבוניות. יודגש – לא ניתן לרשום בספרים פעולה אחת ללא פירוט כנגד כל התקציב שהועבר לקופה קטנה. פעולה כזו איננה מקובלת על מס הכנסה ועלולה לגרור סנקציות של אי הכרה בהוצאות.
התשובה אינה מהווה תחליף לייעוץ משפטי ואין בה כדי להוות מענה לנסיבות מקרה קונקרטי או להביע עמדה ביחס למקרה מסוים.